¿Cuánto cuesta desarrollar un sistema de franchising?

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Los siguientes puntos son los más relevantes para estimar la inversión inicial y permanente por parte de un franchisor en un sistema de franchising.

A- Locales propios. Descontamos que quien desee vender franquicias ya ha probado su marca y su concepto en más de un territorio. Si uno desarrolla un buen negocio, lo mejor es «autofranquiciarse» dos veces para ver si verdaderamente va a poder reproducir ese éxito en otros lugares y con otras personas. Esta inversión puede ser muy alta, en dependencia del negocio. A este respecto, el artículo 1514 del nuevo Código Civil y Comercial afirma textualmente: «ARTICULO 1514.- Obligaciones del franquiciante. Son obligaciones del franquiciante: a) administrar, con cierta antelación a la firma del contrato, información económica y financiera sobre la evolución de dos años de unidades similares a la ofrecida en franquicia, que hayan operado un tiempo suficiente, en el país o en el extranjero;…»

B- Registro de marcas. Parece una verdad de perogrullo. mas verdaderamente Ud se sorprendería si viera la cantidad de franquiciantes que no tienen todos los patos en fila a la hora de auditar los registros de logos, frases, nomenclaturas y productos y procedimientos propios, en todas las clases correspondientes. Pregunte por poner un ejemplo cuantos tienen registrada la marca en la clase treinta y cinco. Ni hablar si vamos al exterior.

C- Contratos y documentos legales. Contrate a un letrado especialista en franquicias para que revise y corrija todo lo referido a estos temas, que están en constante evolución, singularmente los temas referidos a las obligaciones fiscales y temas laborales.

D- Manual de Operaciones. Asegúrese que los procedimientos propietarios que describen su sistema estén redactados y probados a fin de que protejan sus intereses, y que estén actualizados para eludir inconvenientes en el momento de auditarlos. En mi libro FUNDAMENTOS DE FRANCHISING describo 74 procedimientos mínimos que tendría que tener un manual de operaciones de franquicia.

E- Sistema de entrenamiento. Hay que redactar procedimientos de entrenamiento para todas y cada una de las situaciones y actualizarlos, dar la formación pertinente, tomar exámenes y aprobar o censurar. Muchas veces es incomprensible como todavía no se comprende que la capacitación del personal es fundamental en el sistema de franchising. Si un empleado no está a la altura de los requerimientos de la marca, no debe poder trabajar en una franquicia. La responsabilidad es tanto del franquiciante como del franquiciado. El franquiciante adquiere en este tema el estatus de instituto de aprendizaje y debería estimar la adquisición de una plataforma de e-learning para capacitar a su franquiciados y a sus empleados a la distancia. Debería considerarse además de esto, como un auxiliar de construcción de marca, una certificación de excelencia de la capacitacitación del personal por parte de una corporación secundaria, terciaria o universitaria de los exámenes tomados.

F- Estructura de la empresa franquiciante. Es aquí donde se ve el compromiso del franquiciante con el crecimiento de su cadena, puesto que no puede enfrentarse un crecimiento serio sin el desarrollo de un team gerencial acorde. En primer lugar hay que fijar los factores tradicionales de visión, misión y valores para el plan de desarrollo. Luego hay que crear una estructura con situaciones y responsabilidades medibles, fijar objetivos, metas y supervisarlos y actuar en consecuencia si no se alcanzan. En un artículo precedente me referí al armado de un team gerencial para supervisar el crecimiento de la cadena de franquicias.

G- Desarrollo de un plan de control gerencial en la franquicia. El franquiciado debe percibir un sistema de control de parámetros dentro de sus franquicia, con métricas precisas y fáciles de calcular, y con un método para instruir a sus empleados a abordar a los clientes del servicio y a atenderlos de acuerdo a los estándares establecidos por el franquiciante, todo esto controlado por un sistema de premios y castigos. Es necesario estimar la adquisición de alguna plataforma de recolección de datos en el local de franquicia para su siguiente procesamiento inteligente y devolución con correcciones de funcionamiento. Hay varios sistemas en el mercado concebidos para llevar a la excelencia el funcionamiento de un local.

H- Sistema de contabilidad, facturación, stock. Singularmente para los franquiciantes que se comienzan, es fundamental el asesoramiento de un contador especialista en franquicias que recomiende cual es el mejor sistema que le permita al franquiciante tomar los datos numéricos diarios de cada franquicia y procesarlos par obtener reportes periódicos de funcionamiento. El software escogido deberá implantarse en todas y cada una de las franquicias y operarse en forma centralizada. Aquellos franquiciantes que estén operando con múltiples franquicias, van a deber valorar periódicamente si hay en el mercado un sistema de control contable mejor al que están utilizando y valorar un cambio general.

I- Requerimientos edilicios. En primer lugar hay que determinar cuales son los requerimientos primarios que se le demandan a un franquicia en lo que se refiere al local en el que se marcha a instalar. En realidad es necesario contar con un procedimiento estándar para la elección de un local apto. Después, con la ayuda de un arquitecto técnico especializado en el comercio minorista, deben hacerse los renders internos y externos de los diferentes módulos de franquicia en dependencia de las superficies de esos diferentes módulos. Luego deben hacerse planos de planta y layout, estudiando los flujos de circulación en el negocio. Hay que saber velozmente dónde se sitúa un mueble de caja o bien un determinado equipamiento particular de la franquicia. Hay que listar pormenorizadamente todas las máquinas, muebles, equipos, posters, accesorios y el «esto y aquello» que componen la decoración y el equipamiento de la franquicia y sus respectivos distribuidores. La instalación de muebles y equipos debe estar respaldada por hojas y planos de instalación. No debe hacer duda en esto ni se debe dejar nada a criterio de absolutamente nadie, solo del franquiciante y de su arquitecto.

J- Análisis demográfico. Ya antes de conceder una franquicia, deben conocerse en la forma más detallada posible, los datos demográficos del territorio. Existen en el mercado varios sistemas de geolocalización que examinan un territorio, sus flujos peatonales y vehiculares, los posibles inconvenientes de circulación y abastecimiento, y seleccionan los lugares adecuados para la instalación de la franquicia. Adquirir una licencia de alguno de estos sistemas es una genial inversión que puede ahorrar muchos dolores de cabeza y tiempo de busca y análisis.

K- Inteligencia comercial. La evolución de los sistemas de inteligencia artificial y de «machine learning» están revolucionando el comercio minorista. Desde los sistemas de punto de venta POS, hasta los sistemas complejos de CRM que pronostican comportamientos del consumidor. El franquiciante puede conseguir una ventaja competitiva durable invirtiendo en estos sistemas, y en asesoría de punto de venta. También va a ser cada vez más necesario invertir en sistemas de intranet para comunicarse con los franquiciados y tener el local de franquicia en forma perfecta todo el día y todos y cada uno de los días.

L- Site de Internet. La evolución aquí es incontenible. Los sites de internet quedan obsoletos en poco tiempo y se da una imagen pobre al consumidor y a potenciales franquiciados si no se los actualiza en forma periódica y sistemática. Aquí hay que invertir fuertemente en programas de SEO (search engine optimization), en la integración de técnicas «mobile friendly», en la implementación de una navegación amigable, en la presentación activa de promociones, ofertas, anuncios, chatbots, llamadas a visitas de cercanía, etcétera Más del 70 por cien de la navegación de internet se hace por dispositivos móviles. No puede dejarse esto librado al azar y los franquiciados deben colaborar desde cada territorio, poniendo en marcha las acciones correspondientes. Muy frecuentemente sorprende ver que una compañía que se afirma franquiciante, no tiene un site de internet (?!)

M- Desarrollo de material impreso, de audio y video de franquicia. Aquí entra todo el material que debe tener el franquiciado en su local de franquicia, desde volantes y flyers para comunicar territorialmente, hasta tarjetas personales, posters, carpetas, folletos, menúes, catálogos, etcétera lo que se aplique para cada franquicia. El franquiciante debe desarrollar todo este material y tener stock permanente de cada ítem para abastecer a sus franquicias. Cada uno de estos items ha de ser tomado como un producto más para aprovisionar al franquiciado, y un producto muy singular, que no puede tener quiebre de stock. Además, cada ítem debe ser acompañado por una hoja explicativa de su funcionamiento, su objetivo y formas de entrega. Todo esto se aplica también para el material de audio y vídeo que debe ser exhibido por el franquiciado en un programa integral de in-store marketing.

N- Desarrollo de un acontecimiento de Grand Opening y de un programa de marketing para los primeros 12 meses. La apertura de una franquicia debe ser un hecho memorable en cada territorio, por mucho tiempo. Por eso es que hay que invertir en un procedimiento de Grand Opening y desarrollar este evento en asociación y colaboración con el franquiciado. Asimismo hay que apoyar presencial y económicamente al franquiciado en los primeros meses de operación mientras que transita por la curva de aprendizaje. Esto ha de ser tomado como una inversión del franquiciante en su programa de marketing.